COMPUTAS & UDI
INTERNSHIP
INTERNSHIP
Løsningen er laget i samarbeid med Agnes Hunstad Birkemo, Mille Caroline Høeg, Erik Menkin Lysfjord & Dan Vi Trinh
Saksbehandlere hos Utlendingsdirektoratet blir oppfordret til å bruke UDI Regelverk for å slå opp i lover og forskrifter i saksbehandling. Grunnen til dette er at på innlogget versjon finner de viktig og kritisk informasjon til saksbehandling som de ikke finner noe annet sted. Eksisterende nettside er rotete og det er vanskelig å finne det man leter etter, noe som fører til at man benytter seg av andre kilder.
I dette prosjektet har vi fokusert mye på arbeidsflyten til saksbehandlere hos UDI. Gjennom intervjuer, observasjon og workshop har vi fått innsikt i hvordan saksbehandlere jobber, og hvordan de optimalt ser for seg å jobbe. Hovedproblemet var som sagt selve søkemotoren hvor brukerne sjelden får opp det de leter etter. De er usikre på hvordan søket prioriteres, hvordan de skal søke på best mulig måte, i tillegg til at de ikke alltid vet hvilken rettskildekategori det de leter etter hører til.
I løpet av prosjektet har vi laget en løsning hvor vi har brukt Azure AI til å forbedre søket. Vi har også lagt opp til en flyt på nettsiden som fører til langt færre klikk, mindre navigering frem og tilbake, og mye mindre scrolling.
Bildet til venstre viser hvordan forsiden ser ut i vår løsning. Her kan man søke, gå inn på alle eller en kategori av rettskilder, finne rettskilder gjennom mine favoritter eller nylige dokumenter, i tillegg til å få med seg siste endringer, noe som er svært nyttig og viktig for en saksbehandler.
I søk kan bruker velge filtreringer til venstre, og man kan se disse valgene uansett hvor langt man scroller ned i resultater. Det er også gjort store endringer i hvordan resultatene presenteres ved å fjerne uviktig informasjon, og endre bredden og høyden på hvert enkelt resultat. Dette fører til at man ser flere søk om gangen, og minimerer scrolling.
Når man klikker seg inn på selve rettskilden får man alt av nøkkelinformasjon i toppen, og man kan hele tiden bruke innholdsfortegnelsen på venstre side til å navigere seg i store rettskildedokumenter. Et ønske fra saksbehandlere var også en ryddigere mappestruktur i favoritter, da dokumenter i eksisterende løsning kun ble lagt i en tilfeldig liste uten noen form for struktur.
INNSIKTSARBEID
I løpet av dette prosjektet har vi jobbet i scrum, hvor vi har gjennomført to-ukers sprinter, og rullert på hvem som er scrummaster. Vi har gjennomført workshops, intervjuer, observasjon og brukertester med ansatte hos UDI for å lage en best mulig løsning for saksbehandlere. Vi har fått mye innsikt i lover, regler og forskrifter noe som til tider har vært krevende, da det har vært mye å sette seg inn i.
